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EXCEL 函數全攻略:上班族必看!基礎到高效運用全方位指南

袋鼠金融導讀|在處理大量資料的過程中, EXCEL 函數是不可或缺的利器。無論是進行資料比對、清理、統計,還是運用邏輯進行高效處理,善用 EXCEL 函數可以讓工作效率倍增。本篇將系統性整理各類函數,並針對常見應用場景,提供詳細的介紹和操作示例,讓您快速掌握必備技巧。另外,也可以參考其他職業相關文章:常見面試問題作品集製作履歷撰寫上的 7 大重點,讓你的準備更加得心應手!

EXCEL 實用函數懶人包
函數類別 函數名稱 功能簡介 應用場景 語法範例
關聯匹配類 VLOOKUP 在垂直範圍內查找目標值並返回對應值 跨表查找商品價格 VLOOKUP(查找值, 查找範圍, 返回列號, [精確或近似匹配])
HLOOKUP 在水平範圍內查找目標值並返回對應值 跨行查找資料 HLOOKUP(查找值, 查找範圍, 返回行號, [精確或近似匹配])
INDEX 根據行列位置返回儲存格中的值 精準定位特定資料 INDEX(範圍, 行號, 列號)
MATCH 返回目標值在指定範圍中的位置 搭配 INDEX 進行靈活查找 MATCH(查找值, 查找範圍, [匹配方式])
RANK 計算某數值在一組資料中的排名 生成成績或業績排名 RANK(數值, 數據範圍, [排序方式])
清理處理類 TRIM 清除字串開頭與結尾的空格 資料清理 TRIM(字串)
CONCATENATE / & 合併多個儲存格的內容 合併姓名、地址等 CONCATENATE(字串 1, 字串 2) 或 =A1 & B1
LEFT / RIGHT / MID 提取字串的部分內容 提取代碼、分類等 LEFT(字串, 字元數) / =RIGHT(字串, 字元數) / =MID(字串, 起始位置, 字元數)
REPLACE / SUBSTITUTE 替換字串中的部分內容 替換代碼、修正名稱 REPLACE(字串, 起始位置, 替換字元數, 新字串) / =SUBSTITUTE(字串, 舊字串, 新字串)
FIND / SEARCH 查找目標字元在字串中的位置 查找代碼或特定內容 FIND(查找字元, 字串) / =SEARCH(查找字元, 字串)
邏輯運算類 IF 根據條件返回不同結果 自動分類合格與否 IF(條件, 成立結果, 不成立結果)
AND / OR 判斷多條件的邏輯結果 複雜條件篩選 AND(條件 1, 條件 2) / =OR(條件 1, 條件 2)
計算統計類 MIN / MAX 找出資料中的最小值與最大值 快速定位範圍內的極值 MIN(範圍) / =MAX(範圍)
AVERAGE 計算平均值 計算成績平均分 AVERAGE(範圍)
COUNT / COUNTIF 統計資料筆數 計算符合條件的資料量 COUNT(範圍) / =COUNTIF(範圍, 條件)
SUM / SUMIF 計算總和,並可篩選條件 計算符合條件的銷售額 SUM(範圍) / =SUMIF(範圍, 條件, 加總範圍)
SUMPRODUCT 計算多範圍加權總和 利用權重進行加總分析 SUMPRODUCT(範圍 1, 範圍 2)
時間序列類 TODAY / NOW 返回當前日期或時間 生成自動更新的日期 TODAY() / =NOW()
YEAR / MONTH / DAY 提取日期中的年份、月份或日期 分析日期相關數據 YEAR(日期) / =MONTH(日期) / =DAY(日期)
WEEKDAY 返回日期對應的星期幾 計算工作日、排班表 WEEKDAY(日期)
DATEDIF 計算兩個日期之間的間隔 統計工齡、租賃時間 DATEDIF(開始日期, 結束日期, 單位)

EXCEL 函數:關聯匹配類-快速整合多表資料

處理多表或跨表資料時,關聯匹配類 EXCEL 函數提供了強大的支援,能夠輕鬆完成資料比對與提取。

1. VLOOKUP

功能:在指定範圍內查找目標值,並返回同列中對應的值。
語法:
=VLOOKUP(查找值, 查找範圍, 返回值所在的列號, [精確匹配或近似匹配])
應用範例
當需要從一個銷售表中找到某商品的對應價格時,使用 VLOOKUP 可以快速完成查找。

VLOOKUP

2. HLOOKUP

功能:在指定範圍的首行查找目標值,並返回對應列中的值。
語法:
=HLOOKUP(查找值, 查找範圍, 返回值所在的行號, [精確匹配或近似匹配])
區別:VLOOKUP 是垂直查找,HLOOKUP 是水平查找。

3. INDEX

功能:根據指定的行列位置,返回儲存格中的值。
語法:
=INDEX(範圍, 行號, 列號)
應用範例:從一個數據表中,直接定位某個特定儲存格的值。

4. MATCH

功能:返回目標值在指定範圍中的位置。
語法:
=MATCH(查找值, 查找範圍, [匹配方式])
結合應用:搭配 INDEX 函數,可進行更靈活的資料查找。

5. RANK

功能:計算某數值在一組資料中的排名。
語法:
=RANK(數值, 數據範圍, [排序方式])
應用場景:快速生成成績排名或業績排序。

RANK

EXCEL 函數:清理處理類-資料前置處理利器

清理原始資料是進行資料分析的第一步,這些 EXCEL 函數可以幫助處理空格、合併字串、字元替換等問題。

1. Trim

功能:清除字串開頭與結尾的空格。
語法:
=TRIM(字串)
應用範例:清理不必要的空格,讓資料更加規整。

2. Concatenate

功能:合併多個儲存格的內容。
語法:
=CONCATENATE(字串 1, 字串 2, …)
替代方式:可用 & 運算符替代,適合少量字串合併。

3. Left / Right / Mid

功能:從字串中提取部分字元。

  • Left:從左開始提取字串。
    語法:=LEFT(字串, 提取字元數)
  • Right:從右開始提取字串。
    語法:=RIGHT(字串, 提取字元數)
  • Mid:從指定位置提取字串。
    語法:=MID(字串, 起始位置, 提取字元數)
    應用範例:提取商品代碼中的特定部分進行分類。

4. Replace / Substitute

功能:替換字串中的內容。

  • Replace:根據位置替換字元。
    語法:=REPLACE(字串, 起始位置, 替換字元數, 新字串)
  • Substitute:根據字串內容替換。
    語法:=SUBSTITUTE(字串, 要替換的舊字串, 新字串)
    區別:Replace 用於位置替換,Substitute 用於文本替換。

5. Find / Search

功能:查找指定字元在字串中的位置。

  • Find:區分大小寫。
    語法:=FIND(查找字元, 字串, [起始位置])
  • Search:不區分大小寫。
    語法:=SEARCH(查找字元, 字串, [起始位置])

EXCEL 函數:邏輯運算類-精準判斷資料條件

1. IF

功能:根據條件返回不同的結果。
語法:
=IF(條件, 條件成立時的結果, 條件不成立時的結果)
應用範例:自動分類「合格」或「不合格」。

IF

2. AND / OR

功能:進行多條件邏輯判斷。

  • AND:所有條件均為 TRUE 時返回 TRUE。
  • OR:只要有一條條件為 TRUE 即返回 TRUE。
    語法:
    =AND(條件 1, 條件 2, …)
    =OR(條件 1, 條件 2, …)

EXCEL 函數:計算統計類-提升資料分析效率

常用函數總覽

  • MIN / MAX:找出數據中的最小值與最大值。
  • AVERAGE:計算平均值。
  • COUNT / COUNTIF / COUNTIFS:統計資料筆數。
  • SUM / SUMIF / SUMIFS:計算總和,並可按條件篩選。

進階應用

  • SUMPRODUCT:進行多範圍加權運算。
    語法:=SUMPRODUCT(範圍 1, 範圍 2)
SUMPRODUCT

EXCEL 函數:時間序列類處理時間相關資料

常用函數

  • TODAY:返回今天的日期。
  • NOW:返回當前的日期與時間。
  • YEAR / MONTH / DAY:提取年份、月份或日期。
  • WEEKDAY:返回日期對應的星期幾。
  • DATEDIF:計算兩個日期之間的間隔(天數、月數、年數)。

應用範例:計算工作日數、統計租賃時間等。

EXCEL 函數結語

學會使用 EXCEL 函數,不僅能提升資料處理效率,還能讓複雜的數據分析變得更加簡單有趣。從基礎函數到進階應用,本文涵蓋的內容適用於各類場景,讓您在面對任何 EXCEL 挑戰時,都能游刃有餘。快試著應用這些函數,開啟資料處理的新篇章!

EXCEL 函數常見問題

EXCEL 如何快速選取計算範圍?

可以使用 Shift + 滑鼠點選終點,或是在打函數時按住 Ctrl + A 選取連續數據範圍。

EXCEL 函數計算結果顯示 #VALUE! 該如何處理?

通常是因為數據類型不符,檢查計算範圍是否包含文字或其他非數值資料。

EXCEL 如何快速找到所需的函數?

可以使用函數名稱的首字母在函數清單中搜尋,或使用 fx 按鈕查看函數說明。

Mr. Roo

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