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會議記錄怎麼做?會議記錄完全指南:從入門到精通的實用技巧與範本

袋鼠金融導讀|在當今快速發展的商業環境中,會議記錄已然成為企業運營的核心要素。隨著遠端工作模式的普及,一份專業的會議記錄不僅能夠確保資訊的準確傳遞,更是跨團隊協作的重要基石。根據最新研究顯示,有超過 85% 的企業主管認為,高品質的會議記錄能夠提升團隊效率達 30% 以上。然而,許多職場新鮮人往往對撰寫會議記錄感到困惑,不知從何著手。本文將從基礎概念出發,結合實務經驗,為您詳細解析會議記錄的撰寫技巧,協助您在職場中展現專業素養。我們也提供常見面試問題作品集製作履歷撰寫上的 7 大重點等相關貼文,幫助你在求職過程中更有競爭力!

為什麼要做會議記錄?

在現代企業管理中,會議記錄扮演著多重關鍵角色,其重要性遠超過單純的文字紀錄。首先,會議記錄是企業決策的正式依據,能夠清楚記載各項提案的討論過程和最終結論,避免日後產生爭議。其次,透過系統化的記錄,可以追蹤專案進度,確保每位團隊成員都能清楚理解自己的任務和期程。更重要的是,優質的會議記錄能夠建立起組織的知識管理系統,讓寶貴的討論內容和決策經驗得以保存,成為企業智慧資產的一部分。在跨國企業中,會議記錄更扮演著橋接不同時區、文化的重要角色,確保全球團隊能夠同步掌握專案進展。

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會議記錄的完整結構

基礎框架設計

一份專業的會議記錄應該具備清晰的層次結構,讓讀者能夠快速掌握重點。首先,在文件開頭必須明確標示會議的基本資訊,包含會議主題、時間、地點、主持人等關鍵要素。特別值得注意的是,參與者資訊的記載不僅要列出姓名,更應該標註職稱和所屬部門,這對於跨部門溝通特別重要。在記錄缺席者時,建議同時註明請假原因,這有助於掌握團隊動態。另外,如果會議涉及特殊議題,也建議在基本資訊區註明會議性質,例如「緊急會議」或「專案啟動會議」等,這樣的分類能幫助後續的文件管理和查詢。

內容架構優化

會議記錄的主體部分需要更細緻的規劃,才能確保資訊的完整性和可讀性。首先,議程概要應該包含明確的時間分配,讓與會者能夠有效掌控會議進度。在記錄討論內容時,建議採用階層式的編號系統,例如使用「1.1」、「1.2」等方式標示子議題,這樣的編排方式不僅清晰,也便於後續引用。對於重要的決策過程,應該詳細記錄支持和反對的主要論點,以及最終決議的形成過程。如果討論中提到的數據或參考資料,也應該清楚標註來源,保證內容的可查證性。

會議記錄撰寫技巧

優質的會議記錄需要遵循一系列專業的寫作原則。首先,語言表述要簡潔明確,避免使用模糊的詞彙,例如「可能」、「也許」等不確定用語。當記錄數據時,必須標明具體的數字和單位,而不是使用「許多」、「大約」等籠統描述。其次,會議記錄應該保持客觀中立的立場,忠實呈現各方觀點,而不摻雜記錄者的個人判斷。在記錄爭議性議題時,更要特別注意平衡各方觀點的呈現。使用標準化的格式模板不僅能提升寫作效率,更能確保文件的專業性和一致性。建議企業建立統一的會議記錄模板,包含固定的標題格式、字體大小、段落間距等規範。

  1. 主要事項
    • 會議名稱
    • 召開日期和時間
    • 地點
    • 參加者名單(外部與內部人員的職稱處理)
  2. 議程
    • 明確記錄會議目的及討論內容,確保能夠回顧每位與會者的發言。
  3. 決定事項
    • 記錄會議中作出的決定及其過程,並附上待處理事項。
  4. 後續行動
    • 指定負責人及截止日期,並記錄下次會議的時間與主題。


會議記錄範本

會議名稱:[專案名稱] 週會

日期時間:2024 年 3 月 20 日 14:00-15:30

地點:第二會議室

主持人:王經理

出席者: 李副總 (行銷部) – 張經理 (業務部) – 陳主任 (技術部)

議程:
1. 上週事項追蹤
2. 本週工作報告
3. 下週計畫討論

重要決議:
1. 確認新產品發布時程
2. 核定行銷預算
3. 指派專案負責人

行動項目:
1. 完成產品測試報告(負責人:陳主任,期限:3/27)
2. 提交行銷企劃書(負責人:李副總,期限:3/25)

會議紀錄輔助工具

錄音與逐字稿生成工具

Vocol.ai:這是一個語音協作平台,可以作為 Google Meet 和 Microsoft Teams 的錄音機器人。它能夠自動加入會議並錄音,會後生成會議摘要和待辦事項。用戶可以直接上傳音檔或影片來生成逐字稿。

CLOVA Note:這是一個由 LINE 公司開發的免費工具,能快速將會議錄音轉換為逐字稿,並且可以辨識不同的說話者。每次最多可處理 180 分鐘的錄音,每月有 600 分鐘的免費使用額度。

逐字稿整理工具

Good Tape:用戶可以上傳錄音檔,該工具將其轉換為逐字稿,並支持多種語言。生成的逐字稿可以進一步用於生成會議摘要,通過 AI 工具如 ChatGPT 進行整理。

ChatGPT:在獲得逐字稿後,可以將其輸入到 ChatGPT 中,要求其根據內容整理出清晰的會議記錄和待辦事項。這樣可以有效地提取重要信息,避免冗長和混亂。

即時記錄工具

Microsoft Teams:在 Teams 中,可以使用內置的錄製功能來捕捉會議中的視頻、音訊和聊天對話。會議結束後,錄製的內容將儲存在Teams中,方便日後查閱。

4149:此工具根據會議類型自動生成適合的紀錄格式,並支持英文會議。用戶只需在日曆中設置會議類型及連結,即可自動生成會議摘要。


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會議記錄常見錯誤與改進策略

流水帳式記錄

許多會議記錄者會將所有討論內容逐字抄寫,這樣的方式容易導致重要信息被淹沒,且難以快速找到重點。應該以問題為導向來記錄,例如「為什麼某個問題出現?」並總結討論結果。

缺乏結構和重點

有些記錄沒有明確的結構,導致讀者難以理解會議的核心內容。應該清晰地列出會議的基本資料、議程、討論重點、決策及行動計劃,以便於後續跟進。

忽略與會者共識

撰寫後未能將紀錄發送給參與者確認,可能導致信息不準確或誤解。應在會議結束後,及時將紀錄發送給與會者,讓他們檢查並確認內容的正確性。

延遲撰寫

如果會議紀錄在會後長時間未完成,可能導致記憶模糊,影響內容準確性。建議在 24 小時內完成紀錄,以保持信息的新鮮度和準確性。

過度詳細或不必要的細節

記錄過於詳細的內容反而會使紀錄變得冗長且難以理解。應專注於關鍵決策、行動項目和未解決問題,而非每一個討論細節。

語言不通順或有誤字

錯字或語句不通順會影響紀錄的專業性和可讀性。應仔細校對文稿,確保用詞正確且表達清晰3

解決方法

  • 使用模板:建立標準化的會議記錄模板,使每次記錄都有一致性。
  • 定期回顧:定期檢視過去的會議紀錄,以改進未來的撰寫方式。
  • 簡化信息:只記錄最重要的信息,避免冗長描述,使得紀錄更具可讀性和實用性。

會議記錄總結

隨著企業數位化轉型加速,會議記錄的形式和工具也在持續演進。未來,人工智慧技術可能會進一步改變會議記錄的方式,例如自動識別重點、生成摘要等功能。然而,無論工具如何進步,掌握核心的撰寫原則和技巧始終是關鍵。透過本文介紹的各項技巧和最佳實踐,相信能協助您提升會議記錄的專業度,為團隊協作帶來更大效益。

會議記錄常見問題

Q會議記錄應在多久內完成?

建議在會議結束後 24 小時內完成初稿,並在 48 小時內發送給與會者確認。這樣能確保記憶仍然新鮮,細節不會遺漏。如遇特殊情況需延遲,應提前通知相關人員。

Q:會議記錄中哪些內容最重要

在撰寫會議記錄時,有幾個關鍵內容是特別重要的,這些內容能夠確保會議的決策和討論能夠被有效地回顧和執行。以下是會議記錄中最重要的幾個內容:重要內容
會議日期和時間:確保記錄會議召開的具體日期和時間,以便未來查詢。
會議地點:記錄會議舉行的地點,有助於參與者回顧會議的環境。
出席人員名單:包括所有參加者的姓名及其職位,特別是外部參與者,這有助於後續溝通。
議程和議題:清楚列出會議的主要議程和討論主題,這是會議記錄的核心部分。
討論的內容和結果:紀錄每個議題下的主要討論要點以及結果,這能幫助理解決策過程。
重要決策和採取的行動:明確記錄會議中作出的任何決策及其背後的原因,並指出負責執行的人員及時間框架。
待辦事項和未解決的問題:列出需要後續跟進的事項和未解決的問題,以便於日後檢查進度。
下次會議安排:記錄下次會議的時間、地點和預期討論主題,這有助於參與者提前準備。
簽字和日期:會議記錄應由紀錄者簽字並標註日期,以確認其準確性和正式性。

Q:如何使用會議工具來記錄會議

在進行線上會議時,啟用錄音功能(如Microsoft Teams中的“開始錄製”選項),以捕捉所有對話內容。
會後利用Vocol.ai、ChatGPT 等工具生成逐字稿和摘要,然後再進行必要的編輯和確認,以確保信息的準確性和完整性。這些工具不僅能節省時間,也能提高會議記錄的準確性和可讀性,使您能更專注於討論而非記錄。

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Mr. Roo

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